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Helfer Admin – Anleitung

Allgemeine Informationen

An Spieltagen/Trainings braucht es den Einsatz von Helfern/Eltern, welche verschiedene Funktionen übernehmen.
Du als Helfer Admin hast die Aufgabe alle diese Helfereinsätze zu organisieren. Ob Speaker, Strafbank-Betreuung, Punkterichter, Kuchenstand, Schuhe binden usw., die ganze Spiel/Trainings-Organisation kannst Du abbilden und managen.

Login und Account verwalten

Der Coach des Teams, für welches Du die Helfereinsätze planen sollst, muss Dich zuerst als Helfer Admin registrieren, danach kann er Dich aktivieren und Dir Deine Zugangsdaten zusenden.

Du erhältst eine E-Mail mit Deinen Zugangsdaten. Wenn Du keine E-Mail erhalten hast, überprüfe Deinen SPAM-Ordner.

Wenn Du Dich erfolgreich eingeloggt hast, klicke auf das «Personen-Symbol» oben rechts um Deinen Account zu verwalten. Du kannst hier das Passwort ändern und ein eigenes eingeben, sowie ein Profilfoto hochladen. Wenn Du eine neue E-Mail-Adresse hast, kannst Du sie hier ändern. Nach der Änderung musst Du Dich mit der neuen E-Mail-Adresse anmelden.

Dashboard/Club Terminplan

Unter ÜBERSICHT siehst Du alle Spiele und Trainings, für welche Du als Helfer Admin eingeplant wurdest.
Verwalte unter PERSÖNLICHE DETAILS Deine persönlichen Daten wie z.B. Deine Telefonnummer. Unter „Status der Privatsphäre“ kannst Du einstellen, ob die persönliche Telefonnummer dargestellt werden soll (für andere Helfer sichtbar) oder nicht.

Im CLUB TERMINPLAN kannst Du Dir alle Termine von allen Altersgruppen Deines Clubs anzeigen lassen. Wenn Du zur LISTENANSICHT wechselst, hast Du die Möglichkeit den Club Terminplan als PDF oder Excel zu exportieren (achte immer auf die Datumsauswahl).

Trainingsgruppen/Teams

Unter TRAININGSGRUPPEN oder TEAMS siehst Du die jeweiligen Trainingsgruppen sowie Teams, welche Dein Coach Dir zugewiesen hat. Du siehst die Standardeinstellungen welcher der Coach erstellte hat (Funktionen für Heimspiele, Auswärtsspiele und Trainings sowie verfügbare Helfer).

Diese Standardeinstellungen sind auch bei allen Spielen und Trainings bereits hinterlegt.

Trainings/Spiele

Unter SPIELE oder TRAININGS siehst Du alle Spiele/Trainings, Deiner zugewiesenen Teams und Trainingsgruppen. Für alle diese Spiele/Trainings musst Du nun die Helfereinsätze planen.

Klicke auf das „rote Auge“ neben einem Spiel/Training. Hier kannst Du nun die Helfereinsätze planen. Du siehst die Standard Einstellungen welche der Coach definiert hat. Auf der rechten Seite unten sind alle Helfer aufgeführt, welche verfügbar sind. Es kann sein, dass bei gewissen Helfern auch bereits eine Standardfunktion angegeben ist. Dies kann z.B. sein wenn ein Helfer immer die gleiche Funktion ausüben wird. Auf der rechten Seite oben wird der Einsatzplan der Helfer abgebildet. Alle noch zu besetzenden Helferfunktionen sind ebenfalls aufgelistet. Bei denjenigen Funktionen wo ein „+“ in der Spalte „Namen“ steht, muss noch ein Helfer eingeplant werden.

Wenn eine Helferfunktion fehlt, kannst Du auf das rote „+“ klicken und eine bestimmte Funktion für dieses Spiel/Training hinzufügen.

Helfer für Spiele/Trainings planen

Es gibt nun drei verschiedene Möglichkeiten um die Helfer für diese Spiele/Trainings einzuplanen.

Helfer selber zuweisen

Falls Du bei einem bestimmten Spiel/Training bereits weisst, wer eine bestimmte Funktion übernehmen wird, kannst Du auf das „+“ neben der Funktion klicken und einen Helfer auswählen.

Wähle alle fix eingeplanten Helfer aus und klicke unten auf das „!-Symbol“. Den Helfern wird eine vordefinierte Bestätigung für ihren Einsatz per E-Mail versendet.

Möchtest Du eine eigene Nachricht an die Helfer senden, kannst Du die gewünschten Helfer auswählen und unten auf das „E-Mail-Symbol“ klicken. 

Anwesenheitsanfrage versenden

Für alle noch offenen Funktionen kann für die Helfer eine Anwesenheitsanfrage versendet werden.

Die Helfer können sich danach, wenn sie verfügbar sind, selbständig über ihre Plattform für ein Spiel anmelden und die Funktion auswählen.

Dazu für dieses Spiel/Training die Helfer – welche unter „Verfügbar“ aufgelistet sind – auswählen und auf das „!“ klicken. Die Helfer werden via Email über die Anfrage informiert.

Hat ein Helfer die Anfrage auf seiner Plattform positiv beantwortet, erscheint dieser Helfer automatisch in der Helferliste bei der Funktion, für welche sich der Helfer angemeldet hat. Anhand des grünen „!“ erkennst Du, dass sich dieser Helfer via Deiner Anfrage für dieses Spiel eingetragen hat.

Sind alle Funktionen besetzt und Du allen eingeplanten Helfern ein „Aufgebot“ versendet hast, hast Du Deine Aufgabe für dieses Spiel erfüllt.

Mehrfachanfragen für alle Spiele und Trainings

Du hast auch die Möglichkeit eine Anwesenheitsanfrage für alle bevorstehenden Spiele und Trainings gleichzeitig zu versenden.

Unter SPIELE oder TRAININGS kannst Du in der Liste einen Hacken bei allen gewünschten Spielen/Trainings setzen und anschliessend unten auf den !-Button klicken.

Im erscheinenden Fenster wählst Du aus, dass du den Helfern eine Anwesenheitsbestätigung versenden möchtest. Du kannst dann zusätzlich noch auswählen ob Du die Helfer per E-Mail benachrichtigen willst. Achtung: Falls du die E-Mail Benachrichtigung auswählst, wird dem Helfer für jedes einzelne Spiel oder Training ein E-Mail versendet.

Spiele und Trainings bei welchen alle Funktionen schon belegt sind oder keine Helfer unter „Verfügbar“ aufgelistet sind, lassen sich für Mehrfachanfragen nicht auswählen.

Hat ein Helfer zugesagt und sich für eine Funktion eingeschrieben, kann er sich bis drei Tage vor dem Spiel auch wieder abmelden.
Eine Anmeldung ist bis zum Spieltag selber möglich.

Credits

Wenn Dein Club mit einem Helfer-Credit-System arbeitet und Du als Helfer Admin bekommst für Deine Arbeit ebenfalls Credits, kannst Du dies unter CREDITS managen. 

Wichtig: Die Credits für Deine „Einsätze“ werden Dir als Helfer Admin nur zugewiesen, wenn du bei allen Spielen und Trainings auch selber einer Funktion zugewiesen wurdest.

Wenn Dein Club ohne ein solches System arbeitet oder Du als Helfer Admin ausgeschlossen bist vom Credit-System, musst Du unter diesem Punkt auf Deiner Helfersplattform nichts unternehmen.

Gesammelte Credits

Für jeden Helfereinsatz, welchen Du geleistet hast, erhältst Du eine vom Club definierte Anzahl Credits (Punkte). In der Liste siehst Du für welches Spiel Du wie viele Credits bekommen hast. Das Total an gesammelten Credits wird Dir ebenfalls angezeigt.

Credits Übertragen

Deine gesammelten Credits kannst Du nun einem (oder verschiedenen) Spielern übertragen. Wähle die Altersstufe aus und suche nach dem Spieler und klicke auf die roten Pfeile rechts. Gib dann die Anzahl Credits ein, welche Du diesem Spieler übertragen möchtest.

Credit Log

Hier siehst Du welchen Spielern Du wie viele Credits übertragen hast. Du kannst dies mit einem Klick auf das rote Kreuz auch wieder rückgängig machen.

Der Coach hat jederzeit Einsicht, welchen Spielern wie viele Credits zugewiesen wurden. Die Coaches können aber keine Credits an Spieler übertragen.

Updated on November 16, 2022

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